Heb je er al eens aan gedacht om je dossiers, documenten en tekeningen te (laten) digitaliseren? De kans is vrij groot dat dat nog niet in je is opgekomen. Toch kan het je leven en je werk een stuk gemakkelijker maken. Je kunt dan op ieder gewenst moment bij je dossiers, documenten en (bouw)tekeningen. Zonder dat je hoeft te zeulen met zware mappen, losse papieren of grote kokers met opgerolde inhoud. Dankzij het digitaliseren van je gegevens kun je gewoon thuis, in het openbaar vervoer of zelfs op vakantie je laptop aanzetten en de gewenste informatie opzoeken.
Digitaliseren: flexibel werken
Dankzij het digitaliseren van je gegevens heb je meer vrijheid. Je hoeft niet op kantoor te blijven. Je hoeft geen kilo’s mappen meer mee naar huis te nemen. En die grote kokers? Die hoef je niet meer tussen je snelbinders zien te krijgen. Je kunt gaan werken waar en wanneer jij wilt. De cloud maakt het allemaal mogelijk. Maar voor je zover bent, zullen je spullen wel gedigitaliseerd moeten worden. Ik kan me voorstellen dat je dat liever niet zelf doet en aan een stagiair overlaten is ook niet altijd verstandig. Gelukkig zijn er bedrijven gespecialiseerd in het digitaliseren van dossiers, documenten en complete archieven. Zij zorgen er voor dat ieder papiertje op de juiste manier wordt gedigitaliseerd en opgeslagen. Want dat is wel echt van belang bij digitaliseren: je moet je spullen nog wel terug kunnen vinden.
Gespecialiseerd in digitaliseren
Digitaliseren van complete bedrijfsgegevens is een vak apart. Niet alle informatie is geschikt voor alle medewerkers van een bedrijf. Je wilt daar natuurlijk wel onderscheid in maken. Neem bijvoorbeeld de salarisadministratie. Het is belangrijk dat HR daar goed bij kan, maar de dames en heren van de receptie hoeven dat niet. Zo kun je nog veel verder gaan. Je kunt precies aangeven wie bij welke documenten, dossiers of tekeningen mag. En voor wie dat niet nodig is om het werk te kunnen uitvoeren. Je wilt ook eigenlijk niet dat je papieren het kantoor verlaten. Daarom is het goed om te weten dat dit bedrijf het digitaliseren uitvoert op locatie. Je hebt ook maar te maken met één medewerker, dat geeft ook vertrouwen.
Het grootste voordeel van digitaliseren
Het allergrootste voordeel van het digitaliseren van bestanden is dat je er op ieder gewenst moment bij kunt. Ook als je al thuis op de bank zit. Een ander groot voordeel is dat de bestanden opgeslagen worden in de cloud. Je loopt dus bij calamiteiten niet meer het risico dat (een deel van) je papieren door rook- of waterschade of diefstal niet meer beschikbaar is. De cloud is vrij van dat soort gevaren!